Rédiger un email professionnel : astuces et modèles (2023)

Courrier professionnel : veuillez noter

Sur205 milliards d'e-mailssont envoyés dans le monde entier – par jour. La plupart ont une expérience professionnelle, y compris de nombreux spams, e-mails promotionnels et en masse. Une grande partie du courrier électronique finit dans la corbeille à papier – selon une étude réalisée par les spécialistes du marketing en ligne de GetResponse, 78 %.

Néanmoins : les e-mails restent l'outil électronique de choix pour entrer en contact avec un partenaire commercial (potentiel), se présenter, faire un suivi, initier une affaire. Que devez-vous rechercher dans unE-mail professionnelégard? Nous avons rassemblé pour vous les conseils les plus importants.

Courrier d'affaires : définition

En gros, il faut faire la distinction entre…

• Publicité par e-mail: Cela inclut les newsletters, mailings et autres e-mails destinés à promouvoir directement la vente de biens ou de services.
• Communication par courrier électronique: Ce sont principalement des mails automatisés. Vous les obtenez, par exemple, lorsque vous vous connectez à Twitter, commandez quelque chose sur Amazon ou modifiez votre mot de passe sur Facebook.
• E-mail professionnel: Cela inclut, par exemple, les factures et les rappels, mais aussi les contacts non contraignants, les échanges entre partenaires de projet, les mises à jour de statut ou les efforts d'acquisition. C'est la seule catégorie qui nous intéresse aujourd'hui.

En pratique, presque tout le monde écrit des e-mails professionnels de nos jours. AprèsChiffres de l'Association fédérale de l'économie numérique (BVDW)à partir de 2015, six entreprises sur dix en Allemagne exploitent le marketing par e-mail et la communication de services, huit entreprises sur dix maintiennent la communication commerciale par e-mail. Il est raisonnable de supposer que les chiffres ont augmenté plutôt que diminué depuis lors.

Salutation

Les taux d'ouverture des e-mails avec une salutation directe dans la ligne d'objet sontocéan GetResponse26% de plus que les e-mails impersonnels, et le taux de clics est également plus élevé. Cependant, cela est particulièrement pertinent pour le marketing par e-mail et les envois de masse. Dans le courrier commercial, de personne à personne, vous devez identifier le destinataire au début du texte, ne serait-ce que par courtoisie et appréciations'adresser personnellement.

Important:orthographevérifiez le nom, par exemple sur le site Web de l'entreprise. Surtout, faites attentiontrémas(attirent souvent le diable de l'erreur). Il y apas d'alibipour les noms ou prénoms mal orthographiés, que le destinataire soit Michael Meier (avec i), Dimitri Potoparov ou Hidayet Demirbilek.

Écrivez le nom correctement. Comme vous l'avez probablement déjà remarqué, ce n'est malheureusement pas une évidence.

Les variantes suivantes sont particulièrement adaptées à la salutation :

• Cher Monsieur/Madame(premier contact formel)
• Mesdames et Messieurs(si le destinataire n'est pas connu)
• Cher Monsieur/Madame(si vous vous connaissez déjà; ok aussi au premier contact)
• Bonjour madame/monsieur(un peu décontracté, mais dans la tolérance)
• Bonjour madame/monsieur(un peu raide mais un terrain d'entente solide)

Des formes d'adresse telles qu'elles sont clairement passées de modeChère Madame/MonsieurouChère Madame/Monsieur. Vous ne devez les utiliser que si vous traitez (sciemment) avec un partenaire commercial à l'ancienne.

Concernant

N'oubliez pas de remplir la ligne d'objet de manière significative. Les meilleurs sujets sont...

• kurz, mais pas cryptique
• descriptif, mais en même temps éveiller la curiosité
• urgent, mais pas intrusif
• incitant, mais pas outrageusement

Dans le cas des e-mails marketing, la ligne d'objet décide si un e-mail est cliqué ou non - dans le cas des e-mails professionnels, notamment, QUAND et à quelle fréquence il est cliqué. Les chercheurs de marchéGroupe Nielsen Normanrecommande de regarderles 40 premiers caractèresse concentrer. "Des lignes d'objet descriptives et bien écrites permettent au destinataire de prendre une décision éclairée quant à savoir s'il souhaite en savoir plus ou continuer ailleurs", selon les études de marché.

Il est important de décrire le contenu en 40 caractères aussi précisément que possible, y compris les mots-clés importants. Surtout, la ligne d'objet ne doit pas être un mystère. Élémentaire:Pas de caractères spéciaux ni de mots-clésutiliser, ce qui pourrait envoyer automatiquement le courrier dans le dossier spam.

Exemples de lignes d'objet sensibles dans les e-mails professionnels :

• État actuel du projet XY
• Demande de renseignements sur votre appel
• Nomination de la réunion de lancement

Contenu

Les règles de base pour le contenu d'un e-mail professionnel sont les suivantes :

• répond aux attentes

  La meilleure ligne d'objet est inutile si elle s'avère plus tard être un clickbait bon marché. Il devrait donner une version abrégée de ce qui est discuté dans l'e-mail lui-même. Règle d'or numéro un : ne faites aucune promesse dans la ligne d'objet que vous ne pouvez pas (ou ne pouvez pas) tenir dans le texte.

  (Video) 10 Expressions françaises pour vos e-mails professionnels

• Dis-le poliment

  Cela commence par leSalutationun (Cher Monsieur/Cher Monsieur) et écoutez avec leGrußformelsur (Bien à vous). Il est recommandé d'installercivilités, c'est-à-dire des formulations polies mais fondamentalement superflues. Ceux-ci incluent, par exemple :Merci pour votre courrierouJ'attends votre réponse avec impatience. Cela vous pousseAppréciationattirer un peu le lecteur à vos côtés, avoir un impact immédiatplus sympathique.

• Soyez bref

  Et allez droit au but le plus rapidement possible. Un e-mail professionnel devrait être plus unlettre d'applicationressembler, moins unRéseau. Alors ne commencez pas par un gag ou une anecdote. vous écrivezdans la première phrase, qui vous êtes (si ce n'est pas déjà clair) et ce que vous faites. Immédiatement après de quoi il s'agit et ce que vous voulez.Pas de longues explications, des contournements ou des jonctions. S'il y a des problèmes vraiment complexes à clarifier, un appel téléphonique est probablement la meilleure option. Lorsque vous nous contactez pour la première fois, vous devez utiliser le courrier contre celui-cine pas surcharger d'informations.

• demande

  L'appel à l'action – ou en allemand moderne : derAppel à l'action– appartient avant la salutation. En règle générale, ce n'est pas une demande directe dans la tonalité de commande, mais plus subtile et discrète. Exemples:Qu'est-ce que vous en faites?,N'hésitez pas à m'appeler à ce sujetouJ'attends votre réponse avec impatience.

Former

La forme est importante mais ne doit pas être compromiseformalitéêtre confus. Le contenu peut être vivant et captivant (s'il est aussi court et informatif en même temps).

Et unfaute de frappe de volatilitén'est pas la fin du monde, cela peut même indiquer que vous n'avez pas envoyé d'e-mail standard, mais que vous en étiez personnellement très enthousiaste (vous ne devriez pas faire de faute de frappe délibérément). En gros, cependant, cela fait preuve de sérieux, de justesse, de sérieux si l'on fait attention aux critères suivants :

• StandardiséPolice de caractèreutiliser (de préférence Arial, Verdana ou Helvetica dans l'obscurité).
• Pas de smileysou d'autres émoticônes (sauf si vous connaissez personnellement assez bien le destinataire).
• CorrectÉpellation et grammairenote (y compris la ponctuation, les majuscules et les minuscules).
• Dansphrases complètesécrire (pas de demi-phrases ni de blocs de phrases).
• Aucun raccourciutilisation (sauf celles très courantes comme etc., etc., par exemple).
• paragraphes et lignes videsinclus pour une meilleure lisibilité.

Fin

Le salut à la fin est indispensable (sauf pour les mails ping-pong). Les blocs de construction suivants sont un bon choix :

• Cordialement(Standard, mais très sobre)
• Cordialement à Berlin(variante plus courte avec référence de localisation)
• Cordialement(personnel)
• Bien à vous(moderne)
• Cordialement(classique)
• Cordialement(salop)
• Cordialement(avec des collègues ou de bons amis)

Signature

La signature donne à votre courrier un caractère officiel et vouscrédibilité. nom et prénom, entreprise, fonction,détails du contactdevraient au moins être inclus, éventuellement aussi des boutons de médias sociaux. Incidemment, ce qui suit s'applique aux signatures : Pas de problème si elles sont très longues (tant qu'elles sont bien structurées).

Vous pouvez créer une signature relativement simplementconfiguration dans Outlookou bien joignez une carte de visite. Mais c'est clairement la pire option. Les attachements sont associés à des circonstances pour le destinataire et souvent même une source de danger.

Pièces jointes

Dans lepremier contactvous devez complètement éviter les pièces jointes de toute nature. Si vous envoyez des manuscrits, des documents, des candidatures, des contrats, alors assurez-vous que la pièce jointe ne dépasse pas la fameuse limite de 5 Mo. Les pièces jointes surdimensionnées entraînent un travail supplémentaire et une congestion des données pour le destinataire - signal d'arrêt clair !

Et n'en envoyez pasformats exotiques. Il est préférable d'utiliser les classiques : JPG, PDF ou DOC.

correction

La correction se trouve à la fin de chaque e-mail. Une relecture approfondie une fois - vous devriez vous y habituer en principe. Attention : Le diable d'erreur ne se glisse pas seulement dans l'orthographe et la grammaire.

Un exemple quotidien : vous composez un e-mail important le vendredi et le terminez par la salutationcordialement et bon weekendloin. Mais maintenant, vous voulez vérifier autre chose avant d'envoyer le courrier, alors laissez-le dans le dossier Brouillons pour le moment et ne l'envoyez que le lundi suivant.

Maintenant, votre message d'accueil du week-end pourrait être le lundi pourgaietés'occuper de. Peut-être est-il bien reçu, mais peut-être envoie-t-il aussi un signalmanque de soins, crée des soupçons ou le destinataire le considère comme une blague inappropriée. Donc : faites attention à ces détails.

temps

Le - peut-être -meilleur moment pour envoyer votre e-mail professionnel: du mardi au jeudi de 7h30 à 10h En ce moment, la plupart des gens trient leurs boîtes de réception, parcourant les e-mails de la veille. La fenêtre horaire entre 14h et 15h convient également.

Raison : La main-d'œuvre est issue de la population bien nourrieheure du déjeuner- et s'assoiténergie fraîcheretour devant le moniteur.

Horaireest également important lorsque vous répondez par courrier. Exemple : Vous recevez un e-mail avec un problème complexe. Quiconque répond deux minutes plus tard donne l'impression de ne pas avoir du tout abordé le sujet.

L'inverse : avec une demande courte et concise, vous ne devez pas laisser l'expéditeur s'agiter pendant des jours, mais répondre le plus rapidement possible.

Business Mail : Ce sont les 7 péchés capitaux

La psychologue du travail Emma Russell de l'Université de Kingston à Londres croit que les septPéchés capitaux dans la communication par e-mailavoir identifié. dans lequel l'étiquettepéché mortelest probablement un peu trop élevé, car il existe des raisons et des scénarios très valables pour chacun des sept points.

Dans la plupart des cas, veuillez ne pas faire ceci :

1. Ping-Pong-Mails: Si les deux acteurs continuent de cliquer sur "Répondre", une file d'attente sans fin se forme. Parfois utile, mais souvent ennuyeux et déroutant.
2. temps: Les e-mails en dehors des heures d'ouverture sont ceux qui sont écrits à des heures inopportunes, par exemple la nuit ou le week-end. Ils créent de la pression.
3. Gesellschaft : Voulez-vous que quelqu'un regarde par-dessus votre épaule lorsque vous envoyez un e-mail ? L'emailing en entreprise est aussi une très mauvaise idée car il peut influencer et déformer le contenu.
4. ignorance: Ne pas répondre du tout à un e-mail est impossible, mais cela arrive probablement à tout le monde tôt ou tard.
5. lire reçu: Ceux qui l'exigent veulent se rassurer. Malheureusement, cela semble aussi très exigeant, grossier, parfois même impudent. Vaut mieux pas.
6. Alertes: Les alertes e-mail contiennent souvent un message clair : Merci de ne pas répondre à cet e-mail. Mais tout le monde ne tient pas compte des conseils.
7. automatisation: Les réponses par e-mail générées automatiquement sont impersonnelles et mal reçues. Néanmoins, ils sont parfois indispensables - par exemple lorsque vous partez en vacances.

[Crédit image : Vasin Lee, Michele Paccione par Shutterstock.com]